Da sich die Arbeitswelt ständig weiterentwickelt, entstehen neue flexible Optionen und Coworking-Möglichkeiten für Teams und Einzelpersonen. Deshalb benötigt jeder Arbeitsplatz Tools, die sicherstellen, dass Besucher*innen eine unvergessliche, besondere Interkation mit dem Space erleben. Das richtige Tool optimiert nicht nur die Auslastung deiner Ressourcen, sondern bietet Besucher*innen ein Erlebnis, das sie dazu ermutigt, eine Bewertung zu teilen oder sogar über eine Mitgliedschaft in deinem Space nachdenken.
Du siehst dieses Feature noch nicht? In Kürze werden wir es nach und nach für alle Cobot Spaces freischalten. Sobald die Funktion verfügbar ist, werden wir dich auf deinem Dashboard darüber informieren.
Wir haben die Funktion Externe Buchungen von Grund auf überarbeitet, um deinen Nutzen für Cobot noch mehr zu steigern.
✨ Highlights der verbesserten Externen Buchungen
- Eigener Bereich zur Verwaltung aller externen Buchungen
- Vermeidung von Kalender- und Ressourcenkonflikten
- Verwaltung individueller Buchungen– inklusive der Verlängerung oder Verkürzung von Buchungsdauern je nach Bedarf
- Erweiterte Anpassung des Ressourcenformulars
- Verfassung eigener E-Mail-Texte für Besucher*innen
- Erweiterte Auswertung zur Erfassung externer Buchungen
- Einfacher Wechsel zwischen drei Preisstufen
- Zusätzliche API-Endpunkte
Doch das ist nur das Gesamtbild. Entdecke im Folgenden die vollständige Übersicht über die neuen Funktionen - und wie diese dir helfen werden, deinen Umsatz zu steigern!
Reibungsloser Checkout für deine Besucher:innen
Das Wichtigste zuerst: Was ist neu für Nicht-Mitglieder (Besucher*innen)?
Deine Besucher*innen werden nun auf der neuen Schnittstelle mit der Beschreibung einer Ressource, ihrer Kapazität, den Öffnungszeiten sowie der Kündigungsfrist begrüßt.
Darüber hinaus können sie die von dir eingerichteten Rabatte sehen und ihre Auswahl anpassen, um diese optimal zu nutzen.
Einer unserer Lieblingsbestandteile der neuen Version ist die integrierte automatische Zahlungsmöglichkeit.
Sobald sie eine Ressource ausgewählt und die Kontaktdaten für die Buchung eingegeben haben, können Besucher*innen ihre Buchung sofort per Kreditkarte bezahlen, sofern du die Zahlungsintegration mit Stripe eingerichtet hast.
Nachdem alle wichtigen Daten mitgeteilt wurden und die Kreditkarte validiert wurde, gelangen die Besucher*innen auf eine Übersichtsseite und können, wenn alles passt, ihre Reservierung bestätigen.
In ihrer Bestätigungs-E-Mail erhalten sie außerdem einen Link zu ihrer Buchung, den sie an alle weitergeben können, die sie am Tag der Reservierung begleiten werden.
Was passiert, wenn in letzter Minute etwas dazwischenkommt und der/die Besucher*in die Buchung stornieren muss?
Alles kein Problem! Solange die Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können Besucher*innen ihre eigenen Buchungen sicher stornieren, ohne sich an einen Admin deines Spaces wenden zu müssen.
Finde und verwalte alle externen Buchungen an einem Ort
Hast du schon einmal unsere ursprüngliche Funktion der Externen Buchungen genutzt? Dann wirst du bereits damit vertraut sein, dass die Besucher*innen in deiner Mitgliederliste erscheinen. Mit der verbesserten Funktion unserer Externen Buchungen bleiben deine internen Community-Ansichten übersichtlich. Alle Besucher*innen und ihre Buchungen erscheinen in einem gesonderten Bereich. In diesem Bereich kannst du alle persönlichen Informationen der Besucher*innen sowie die Details ihrer Buchung auf einen Blick einsehen.
Außerdem hast du eine Übersicht über vergangene Buchungen: eine ideale Möglichkeit also, um einen Einblick in deine Ressourcen zu erhalten. Vor allem darüber, welche Tages- oder Monatszeiten die Besucher*innen bevorzugen und für welche Art von Aktivitäten sie die Ressourcen nutzen. Die Bedürfnisse der Besucher*innen und deiner Community zu verstehen, ist ein wichtiger Bestandteil in der Ausrichtung deiner Verkaufsstrategie. Auf dieser Grundlage kannst du bestimmen, welche Plattformen und Kanäle du für deine Werbeaktionen nutzen möchtest.
Hier kannst du auch einzelne Buchungen deiner Besucher*innen verwalten. Finde ganz einfach die zu jeder Buchung gehörende Rechnung sowie Schaltflächen zum Stornieren oder Bearbeiten von Buchungen. Bei der Bearbeitung kannst du außerdem auswählen, ob du den Preis der Buchung mit deinen Änderungen aktualisieren möchtest.
Möchtest du jemandem eine zusätzliche Stunde für die erste Workshop-Buchung schenken? Das kannst du jetzt ganz einfach tun! Hast du einen verzweifelten Anruf von eine:m Besucher*in erhalten, der/die eine Buchung für einen Meetingraum um eine Stunde verlängern möchte? Mit nur ein paar Klicks kannst du alle notwendigen Änderungen vornehmen und eine Rechnung für die Differenz erstellen.
Passe an, wie Besucher*innen deine Ressourcen sehen
Du kannst fast jeden Bereich einer Ressource direkt über das Formular deiner Ressource anpassen, z.B.:
- Beschreibung
- Verfügbarkeit
- Preis
- Buchungscode
- Steuersatz
- Rabatte und Festpreise
- Kündigungsfrist
Dies hilft dir bei der Optimierung für Besucher*innen und Gäste. Anpassbare Buchungscodes für Besucher*innen tragen außerdem dazu bei, dass deine interne Abrechnung und Auswertung präzise und einfach zu verwalten ist.
Sobald sie angepasst und veröffentlicht sind, werden die Ressourcen zu einem öffentlichen Gastportal hinzugefügt. Es ist für Besucher*innen einfacher zu sehen, welche Ressourcen am besten zu ihren Anforderungen passen, mehr Details über sie zu erfahren oder zu anderen Ressourcen zurückzukehren, falls sie ihre Auswahl noch einmal ändern möchten.
Durch einen Klick auf das Hamburger-Menü auf einer Ressource können Besucher*innen den Weg zurück zum Portal finden, deine Mitgliedschaften und Tarife entdecken sowie den Links zu deiner Website, Social Media oder deinem Google-Map-Eintrag folgen.
E-Mail-Notifications
Deine Stimme ist ein wichtiger Teil deiner Marke. Die E-Mail, die deine Besucher*innen zur Bestätigung einer Buchung erhalten, ermöglicht es dir, dich von Anfang an ganz persönlich mit deinen eigenen Worten an deine Besucherinnen zu wenden.
Alle E-Mails, die Besucher*innen erhalten, sind im Abschnitt Anpassen » E-Mails deines Accounts zu finden. Verwende dynamische Elemente, um genau auf ihre Bedürfnisse einzugehen, z. B. um eine Buchung abzuschließen, wenn sie per Rechnung bezahlen, oder um den Erfolg ihrer Kartentransaktion zu bestätigen. Gib Informationen weiter, die sie bei der Ankunft an der Rezeption benötigen, detaillierte Parkanweisungen und weitere Infos, die ihnen helfen werden, ohne Probleme zu deinem Space zu gelangen. Jede E-Mail enthält außerdem integrierte Zusammenfassungen der Buchungsdetails und persönlichen Daten, sodass die wichtigsten Informationen immer auf einem Blick einsehbar sind.
Auswertung
Und natürlich haben wir genau das hinzugefügt, was du von einer umsatzsteigernden Funktion erwartest: eine umfangreiche Auswertung.
Sobald du Externe Buchungen aktivierst, erhältst du erweiterten Zugriff auf wichtige Kennzahlen und Zahlungsdaten. Siehe ausstehende Rechnungen für externe Buchungen auf dem Dashboard unter Verwalten ein und gehe anschließend zu Auswertung, um zu sehen, wie sich deine externen Buchungen unter Umsatz summieren und was sie für deine Ressourcen unter Buchungen im Detail bedeuten.
Die verbesserten Externen Buchungen enthalten von Anfang bis Ende alle Funktionen und Nachverfolgungsmöglichkeiten, die dich bei der Einrichtung, Verwaltung und Optimierung einer wichtigen Einnahmequelle für Nicht-Mitglieder unterstützen. Im weiteren Verlauf hast du alle Tools, die du benötigst, um die Nachfrage nach deinen Angeboten zu überprüfen und Bereiche wie z.B. Texte schnell anzupassen, um die Konvertierung zu verbessern. Dabei vermeidest du Konflikte mit deinen internen Ressourcen oder deinem Buchungskalender.
Neue Preisgestaltung
Diese flexible Funktion wird durch eine flexible Preisgestaltung ergänzt. Bisher war jeder Tarif der Externen Buchungen von der Anzahl der Mitglieder abhängig und wurde automatisch mit deinem Cobot-Tarif hoch- oder heruntergestuft. Jetzt kannst du ganz einfach selbst den Tarif wählen, der zu deinem Space und deiner individueller Nutzung am besten passt.
Aufschlüsselung der Kosten
Wir werden dir gleich ein paar konkrete Zahlen präsentieren - falls das für dich nicht interessant ist, kannst du das Ganze gerne überspringen! Ein wichtiger Wert bei Cobot ist jedoch Transparenz, daher möchten wir dir genau erklären, warum dies eine nützliches Feature ist. Außerdem zeigen wir dir den genauen Punkt, an dem es kosteneffektiver wird, zwischen Tarifen zu wechseln.
Da jeder Space einzigartig ist und über individuelle Einstellungen für seine Community verfügt, haben wir die Preisgestaltung für das Feature völlig unabhängig gestaltet. Wenn die Buchungen von Besucher*innen nur einen kleinen Prozentsatz deiner Gesamteinnahmen ausmachen, kannst du dich für die Funktion im niedrigsten Tarif entscheiden. Wenn die Buchungen von Besucher*innen hingegen ein elementarer Bestandteil deines Geschäfts darstellen, kannst du dich für eine höhere monatliche Gebühr und reduzierte Kommissionssätze entscheiden. Wir haben diese Preisstruktur entwickelt, damit du weiterhin Besucher*innen in deinem Space begrüßen kannst und gleichzeitig die Kosten minimierst, wenn externe Buchungen zu einem festen Bestandteil deines Geschäftsmodells werden.
Jeder Tarif enthält eine Tarif- und eine Kommissionsskomponente. Beim Grow-Tarif zahlst du einen festen monatlichen Beitrag von 15€ pro Monat plus 12 % Kommission auf den Wert deiner externen Buchungen, oder 19USD plus 12 % Kommission. Dieser Tarif ist perfekt, wenn du mit dem Aufbau einer Strategie zur Förderung deine Ressourcen beginnen und ein Gefühl für die Nachfrage bekommen möchtest.
Sobald dein monatlich wiederkehrender Umsatz für externe Buchungen etwa 700€/USD übersteigt, wird es günstiger, zum Tarif Accelerate zu wechseln, mit einem festen monatlichen Tarif von 59€/USD und einer Kommissionsgebühr von 6 % auf den Umsatz externer Buchungen.
Wenn deine monatlichen Einnahmen aus externen Buchungen im Durchschnitt bei etwa 1800 €/USD liegen und das Empfangen von Besucher*innen ein fester Bestandteil deines Geschäftes wird, ist es an der Zeit, zum Tarif Scale zu wechseln und ein monatliche Gebühr von von 129€/USD plus 2 % Kommission für die Buchungen von Besucher*innen zu zahlen.
Externe Buchungen aktivieren und verwalten
Du kannst die Funktion an zwei Stellen in deinem Account aktivieren: entweder unter Kalender » Externe Buchungen oder unter dem kürzlich erneuertem Bereich der Tarif-Verwaltung
Die ersten 30 Tage der Nutzung sind völlig kostenlos! Während deiner kostenlosen Testphase kannst du alle Bereiche der Funktion erkunden, einschließlich der Bestätigung von Buchungen. Das bedeutet, dass du nicht nur ein Gefühl für die Funktion bekommst, sondern auch dafür, was die das Empfangen von Besucher*innen durch Cobot für dein Team, deine Community und dein Unternehmen bedeutet.
Und sobald deine kostenlose Testphase abgelaufen ist, hast du die Möglichkeit, zu einem neuen Tarif zu wechseln (down- oder upzugraden), wann immer du dazu bereit bist. Die feste Tarifgebühr wird in deinem nächsten Abrechnungszyklus aktiv, und die Kommission wird sofort auf alle neuen eingehenden Buchungen angewendet.
Noch mehr Möglichkeiten dank neuer API-Endpunkte
Die erweiterte Funktion dieses Features bedeutet natürlich eine erhebliche Erweiterung unserer API um weitere Endpunkte. Dies eröffnet dir viele Möglichkeiten - von der Freigabe externer Ressourcen auf einer benutzerdefinierten Website bis hin zur Integration mit deinem bevorzugten Marketplace für Buchungen.
Diese neuen Endpunkte werden in unserer API 2.0 enthalten sein, die wir im Laufe des Jahres auf den Markt bringen wollen. Falls du einen früheren Zugang wünschst, wende dich an unser Support-Team!
Wir können es kaum erwarten, die öffentlichen Ressourcenportale unserer Cobot Spaces zu sehen!
Falls du mehr über dieses Feature erfahren und noch mehr Screenshots sehen möchtest, dann springe einfach direkt zum Guide über die Externen Buchungen in unserem Help Center. Natürlich ist der beste Weg, dieses Feature kennen zu lernen, die 30-tägige kostenlose Testversion.
Falls du Cobot noch nicht als deine Coworking Management-Software nutzt, dann solltest du es ausprobieren! Denn du wirst feststellen, dass unsere Funktionen dir dabei helfen können, deinen Coworking Space noch effektiver zu betreiben und deine Community zu vergrößern. Melde dich einfach für eine kostenlose Testversion oder einen Demo-Call an. Und wenn Fragen aufkommen, ist unser Support-Team gerne für dich da!
Happy Coworking!
