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Gestionar un coworking en los tiempos del COVID-19: Málaga

Marc Navarro
Apr 09, 2020
Gestionar un coworking en los tiempos del COVID-19: Málaga

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Desde que empezó la crisis del COVID-19 todos los espacios de coworking del mundo se preguntan cuál es la mejor manera de superarla en condiciones que cambian prácticamente a diario. En el caso de España una de las herramientas que está funcionando muy bien es compartir las experiencias y recursos de cada coworking en el grupo de Whatsapp de la CWSC. A principios de esta semana, Ben Kolp de The Living Room Coworking en Málaga compartió cómo se han preparado para el próximo mes de abril.

“La primera noticia que nos tocó de cerca fue cuando el equipo de fútbol de Wuhan vino a entrenar a 50km de Málaga. A partir de ahí, creo que el punto de inflexión fue cuando la situación se empezó a complicar en Madrid y a discutir el cierre de los colegios: en ese momento fue cuando comencé a preocuparme”. Así recuerda los primeros momentos del COVID-19.

“Después nuestros miembros empezaron a preguntarnos por si podíamos disponer de gel hidroalcohólico, se preocupaban por la frecuencia de la limpieza, la desinfección de las mesas, etc. En ese momento, además de tomar las medidas necesarias para minimizar los riesgos en el espacio, les explicamos la que era nuestra postura hasta entonces, le dijimos que no se puede negar que hay un problema y hay que tomárselo en serio”.

Justo dos días antes de que se declarara el estado de alerta en España, Ben movió ficha y decidió llamar a los propietarios del local para poner sobre la mesa lo que podía ocurrir en los próximos días y semanas. “Llamé a Lola y le expliqué que aunque no era mi intención, me podría ver obligado a cerrar y quería entender si hay opciones para que nos apoyaran económicamente. Obviamente, era una decisión que no podía tomar en esa llamada pero al cabo de una hora recibí una llamada del CEO de la empresa propietaria del local para decirme que mientras estuviéramos cerrados por decreto no pagaríamos alquiler. Fue como si me quitaran un peso enorme de encima”. También se puso en contacto con el propietario de su segundo establecimiento y la respuesta fue parecida: tan sólo le pidieron que cubriera los gastos de comunidad del espacio.

Dos días más tarde, cuando se declaró el estado de alerta y el gobierno limitó el trabajo presencial a los trabajos esenciales, The Living Room Coworking cerraba sus puertas. “Nuestros coworkers obviamente siguen en su mayoría teniendo llaves para acceder al espacio pero el personal de TLR debía predicar con el ejemplo, para que tuviera sentido nuestra recomendación a todos nuestros miembros de que trabajaran desde casa. Cancelamos todos los eventos y empezamos a hacerlos online, desde cocinar juntos, a una jam session, clases de fitness, pasando por compartir unas cervezas online. Lo bonito es que todas estas iniciativas han sido iniciadas por nuestra familia, un gracias enorme a nuestra Amani ¡quien es la más activa! También anunciamos que abonaremos el 50% de la cuota de marzo en la factura del mes de abril”.

De hecho fue luego de una quedada virtual cuando Ben empezó a darle vueltas a algo. “No podía dejar de considerar el hecho de que pese a la situación actual, seguía habiendo muy buen ambiente en la familia y que tenía que hacer algo para que eso continuara, así que empecé a pensar en establecer una cuota voluntaria para abril”.

Al día siguiente, el gobierno español alargó el confinamiento hasta el 11 de abril . “Me puse en contacto con todos los proveedores y con la plantilla de TLR para explicarles mi plan y pedirles su opinión al respecto. Carlos, mi community manager, me dijo que lo queríamos hacer no se podía por Whatsapp o por mail, que necesitábamos hacerlo en persona, idealmente en una conferencia o un video”.

Posteriormente, las cosas de precipitaron y Ben se dio cuenta que tenía que reaccionar muy deprisa porque empezó a recibir mensajes de varios coworkers que le anunciaban que seguramente se darían de baja el próximo mes.

El lunes de esta semana, en un video distribuido a su comunidad vía Whatsapp y mandado por mail Ben les contaba desde su casa, la situación y cómo TLR iba a afrontarla.

Ben no ha querido que compartiéramos el video porque considera que es algo interno de su comunidad pero sí nos ha permitido resumir qué han comunicado, qué medidas han tomado y cómo lo han explicado a sus miembros.

Medidas tomadas:

  • TLR ha podido reducir sus costes fijos en un 70% hablando con los proveedores.
  • TLR sigue organizando eventos online, permanece en contacto cercano con todos los miembros de la familia y está disponible simplemente para charlar por teléfono.
  • Entre las medidas, toda la plantilla de TLR ha reducido su salario al 50%.

Las medidas que afectan a los miembros:

  • La cuota de abril, por defecto, será 0€ para todos los miembros.
  • Los miembros se pueden poner en contacto con TLR para, si lo desean, hacer un aporte voluntario al espacio.
  • Una vez cubiertos los gastos, si sobra dinero será empleado para una “welcome back party”.

La respuesta de su comunidad ha estado a la altura del trato que el espacio les ha proporcionado, hay miembros pagando el 100%, el 50% o una persona que les dijo que pagaría el 40% porque quería contribuir a cubrir en la totalidad de los gastos actuales y aportar un 10% a la welcome back party.

La respuesta de sus miembros 72 horas después es que se han cubierto el 50% de los gastos fijos de TLR el siguiente mes de abril.

A 2 de Abril la respuesta de la comunidad ha sido cubrir el 110% de los gastos fijos del mes de Abril.


Cobot ayuda a espacios de coworking alrededor del mundo a gestionar su negocio. En estos días complejos para todos esperamos que estéis seguros y lo más cerca digitalmente posible de vuestras comunidades y seres queridos

Marc Navarro

Coworking and organization consultant. Content Director of the CoworkingSpain Conference. Created the coworking with social return concept.