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Coworking: Aprendiendo en una era de pandemia

Marc Navarro
May 07, 2020
Coworking: Aprendiendo en una era de pandemia

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Si coincides con Luis Pérez, Director de Desarrollo de Soluciones en The Instant Group, te explicará que su función consiste en conseguir que los clientes corporativos encuentren el espacio de trabajo flexible que mejor se ajuste a sus necesidades.

Hablamos con él la semana pasada para saber su opinión acerca del impacto del COVID-19 en América Latina. “En nuestra experiencia, el mercado corporativo se ha deprimido bastante, y hay una razón que es el cierre ya sea por decisión propia de los ocupantes o como en Perú y Uruguay donde hubieron cierres obligatorios gubernamentales”. Lo cierto es que antes de que estallara esta crisis 2020 era un año que llamaba al optimismo. “Pese a todo marzo no fue un mes malo, se cerraron bastantes cosas. El impacto fuerte fue en abril. Los mercados ahora se están reactivando y estamos deseando que la tendencia empiece a cambiar”.

Lo que pasó en abril es que a pesar que existía la intención por parte de muchas compañías de firmar acuerdos la gran mayoría decidían posponerlo, “las empresas nos decían: para qué firmar ahora si los empleados no podrán venir a trabajar o si el espacio va a estar cerrado. Mejor hablemos en mayo otra vez”. Más allá de estos retrasos muy pocos acuerdos se han anulado, “abril no fue un gran mes para firmar, pero esperamos un buen mes de mayo firmando todo aquello que se aplazó y un mes de junio de recuperación”. Como le dije, lo bueno o lo malo de esta situación es que en muy poco tiempo podremos saber si sus previsiones se cumplen o no.

Luis no se amilanó ante el reto y quiso ser aún más preciso en lo que cree que va a ser la evolución del mercado del espacio flexible en el sector corporativo en Latinoamérica: “no estoy diciendo que en mayo y junio vayamos a vender el doble, cerraremos lo que teníamos en marcha. Sin embargo en la segunda mitad de 2020 y en 2021 veo un cambio notorio, un cambio en positivo, y va a ser el aprendizaje de una era de pandemia”. Este aprendizaje que nos comenta ya está saliendo a relucir en muchos foros de la industria inmobiliaria donde se pone en relieve como, por ejemplo, los contratos sin salida, la contratación excesiva de espacio o oficinas sub-utilizadas han quedado en evidencia en esta crisis mientras que “en el momento en el que todo falló, la tecnología permitió a las personas mantenerse productivas pese a todas las limitaciones que tiene trabajar desde casa”.

Esto ha hecho que las empresas, que tenían mucho miedo al trabajo remoto, perciban de otro modo sus necesidades a nivel de espacios y, en un futuro, se replanteen sus instalaciones y las reduzcan a aquello mínimamente imprescindible, no verán el espacio parcialmente ocupado como algo normal. Luis nos aclara: “el real estate tradicional nunca va a desaparecer, pero esta pandemia nos ha obligado a “testear” la flexibilidad y el empleado funciona mejor así”. Es decir: la gran empresa limitará el real estate a aquellos espacios que sabe que va a necesitar siempre, mientras que para el resto de necesidades cambiantes Luis cree que el impacto del COVID-19 acelerará más una tendencia que ya venimos observando en los últimos años.

Una de las hipótesis que lleva desde finales de marzo en mi cabeza es la aparición de cláusulas de pandemia en los contratos que se empiecen a firmar a partir de ahora: una vez comprobado que esta situación no es digna de una novela de ficción sino una realidad las empresas van a querer tener seguridad. Le pregunté a Luis su opinión al respecto. “Lo primero que va a ocurrir es que todos vamos a aprender un poco más de lenguaje legal. Hace poco en una conversación con un abogado me di cuenta que la cláusula de Force Majeure, común en contratos de real estate, no incluye pandemia. Respecto lo que comentas acerca de las cláusulas de ese tipo yo creo que definitivamente se van a empezar a incluir y mi recomendación es que los operadores deben tomar este riesgo, porque merece la pena: si eres el único que da garantías en tu mercado, con por ejemplo una reducción parcial en renta en esas circunstancias, te vas a llevar el contrato”. Luis cree que las probabilidades de sufrir una pandemia de estas características en un futuro próximo son bajas debido al aprendizaje en salud pública y gestión a todos los niveles.

Yo no sé si hemos aprendido suficiente o no para evitar algo así en el futuro, pero coincido con Luis en que las reglas del juego han cambiado y todos debemos entender esta nueva realidad que va mucho más allá de llevar una mascarilla en espacios públicos. Aquellas organizaciones que se adapten más rápido van a tener más probabilidades de sobrevivir y tener éxito.

Otra tema que ahora mismo vemos como un futuro lejano pero que en un par de meses estará en la mesa de muchos operadores es ¿Qué ocurrirá cuando se lance una vacuna? ¿Volveremos a densidades pre-confinamiento o las densidades bajas que ahora se están aplicando han llegado para quedarse?

Le hice esa pregunta, su respuesta no puede ser más clara: “Ni de coña mano. No, claro que no. Esta pandemia nos ha hecho saltar algo en el cerebro y sentimos que la distancia física no va a poder volver a lo que era antes. Siento que esto será especialmente difícil para los países latinos, incluyendo España, en donde el contacto físico son parte de lo que son. Y aunque estemos deseando volver a hacerlo lo cierto es que nos lo vamos a cuestionar”. En términos de real estate, continua explicándome, “con aquellos que son tus amigos no tienes problema pero con otras personas la distancia interpersonal va a verse incrementada”. La discusión supera el propio espacio de trabajo, afectará otros frentes como al aforo en los ascensores o la densidad en las cafeterías y salas de reuniones -como bien nos menciona- y por tanto creo que las políticas de horario de acceso y las reglas operacionales de las empresas deberán revisarse, más allá del más que probable regreso gradual.

“Todo va a tener que cambiar. Pero no estoy hablando de un futuro lejano, porque de hecho ya hay operadores que están cambiando y otros que tienen a su personal trabajando pensando cómo adaptarlos a esta nueva realidad”.

Los espacios van a ser más holgados y las densidades “tienen que repensarse: densidades de 5m2 que eran lo normal en esta industria no van a volver a suceder. Simplemente se convertirá en un tema regulado por el departamento de recursos humanos como un derecho del empleado”.

Durante nuestra conversación sobre el tema de las densidades, Luis echa la vista atrás y nos recuerda los cambios que ha vivido en los últimos cuatro años. Al principio los clientes, nos cuenta, le pedían una cantidad concreta de escritorios. Ahora le piden una cantidad específica de m2 donde ellos le indicarán al operador cuantas posiciones quieren.

Antes del COVID-19 ya empezaba a ocurrir con frecuencia que corporaciones conocedoras del modelo de espacio flexible o cowork me pedían directamente m2, ahora es la totalidad de los requerimientos que he recibido. Y ni siquiera hacen mención del número de escritorios que quieren”. Podemos suponer que él está pensando en grandes cuentas que ubican a cientos de empleados, pero no siempre es así ya que los ejemplos que nos menciona son de peticiones de 45 o 60m2 privados.

La pregunta obligada es: ¿Crees que algunos operadores, en su carrera por aplicar unas densidades más allá de lo razonable, han forzado a un determinado tipo de cliente a cambiar el lenguaje porque era consciente que la industria estaba ofreciendo un producto que no respondía a sus necesidades?

“La respuesta es sí. Estas empresas ya probaron flex y ya vieron que esas densidades no les valen, por lo que si vuelven a pedir flex no les va a servir lo que les van a ofrecer. Por eso piden 60m2 para seis personas”. Lo cierto es que este tipo de cliente es uno que sabe lo que quiere y que está dispuesto a lidiar con los costes que involucra. “El cliente busca la flexibilidad, un contrato a corto plazo, y todo lo que eso implica, pero eso no significa que vaya a aceptar la totalidad del modelo del operador. Al final se trata de qué es lo que el cliente pida, no de lo que al operador le venga bien. Con la nueva realidad los departamentos de recursos humanos van a tener aún más peso y las condiciones que se exigirán para el bienestar de los empleados tendrán mayor relevancia”.

Para terminar la conversación con Luis le preguntamos por toda esa parte del mercado fuera de la zona premium o corporativa y que es la realidad de muchos operadores que a día de hoy se están preguntando cómo va a ser su futuro y cómo adaptarse a esta nueva realidad.

Yo creo que la nueva normalidad es una nueva generalizada. Creo que va a afectar a todo el mercado: menores densidades y mayor limpieza implica mayor costo. Y eso es para todos”. Luego continua con una reflexión que pocos quieren afrontar a día de hoy, “si el precio de un escritorio en tu mercado es de 500$ y post COVID-19 tú calculas que va a ser 650$, ese será el nuevo standard. Puede haber algún loco que quiera ignorar las medidas que hay que tomar, creo que será muy difícil que alguna empresa quiera ignorar estos nuevos mínimos y por tanto creo que sería una opción suicida no adaptarse y no tomar esas medidas”.

Esta nueva realidad, nos recuerda, afecta a todos los espacios por igual por lo que cree que no deberíamos estar preocupados ya que los standards de este mercado se empezarán a ver muy pronto y de hecho ya vamos teniendo pistas de cómo nuestra industria se va a adaptar a ella.

Si te ha gustado esta entrevista y quieres saber más sobre el punto de vista de Luis Pérez puedes inscribirte aquí en el webinar que se realizará el proximo miércoles 10 de junio.


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Marc Navarro

Coworking and organization consultant. Content Director of the CoworkingSpain Conference. Created the coworking with social return concept.